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Sé más realista sobre el tiempo que tienes

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A los jefes les gusta cuando aparecemos con capas heroicas, pero eventualmente, antes de lo que imaginamos, cada héroe se cansa.

Klever Tee Time / Redacción

Somos maestros narradores. Nos contamos historias fantásticas para motivarnos a hacer grandes cantidades de trabajo en pequeñas cantidades de tiempo. Anotamos tarea tras tarea, seguros de que podemos completarlas todas dentro de un día laboral.

Y sin embargo, al final del día, nos sorprende ver que el trabajo sigue sin terminar y tenemos -debemos- llegar a la meta. No nos engañemos deliberadamente sobre lo que podemos hacer con nuestro tiempo. ¿Estamos convencidos de que podremos lograr lo extraordinario en un día ordinario?

Bienvenidos a la tierra del pensamiento mágico.

Todos hemos viajado allí, persiguiendo la quimera del tiempo libre. Nos persuadimos de que no hay falla en los planes demasiado ambiciosos porque nos ayudan a lograr lo excesivo. Especialmente con el trabajo a distancia, estamos convencidos de la necesidad de mostrar a otros nuestro valor a través del exceso de trabajo. Sin embargo, cuando nos entregamos al pensamiento mágico, podemos decepcionar a otros que dependen de nosotros, perder plazos, sentirnos agotados y perder toda la inspiración.

Deshacernos de las fantasías del tiempo es complejo. A nuestros jefes les gusta cuando aparecemos con capas heroicas pero eventualmente, antes de lo que imaginamos, cada héroe se cansa.

Consideremos el caso de Francesca, investigadora de una firma biotecnológica de primer nivel. Francesca es una prominente líder de pensamiento y editora prolífica en su campo.

También es una valiosa colaboradora de varios colegas y mentores; forma parte de un programa de conferencias y apoya a un sobrino que sufre de una condición debilitante.

Mientras Francesca se enorgullece de su trabajo, se da cuenta de que no tiene tiempo para algunas de sus responsabilidades de gestión, ejercicio o planificación de una familia propia.

Francesca anhela un horario más realista. Gradualmente se dio cuenta de que estaba endeudada con el tiempo; sobrecomprometida, abrumada y con recursos insuficientes. No sólo sufrieron su salud y sus relaciones personales, sino que sus colaboradores estaban decepcionados y molestos, llevando una cantidad desproporcionada de trabajo.

Los patrones de compromiso excesivo de Francesca revelaron cinco elementos de pensamiento mágico sobre su tiempo, trampas en las que muchos caen. Sin embargo, existen antídotos para cada uno.

Mi pesada carga de trabajo es sólo temporal.

Francesca tuvo la tentación de decir sí a una posición atractiva, presidiendo una conferencia internacional a pesar de las cientos de horas de trabajo que suponía. Razonó que su sobrecarga actual era temporal y nombró tres proyectos que estaban casi completos sin tener en cuenta el flujo interminable de nuevas solicitudes.

Era poco probable que interrumpiera su carga de trabajo durante un año para presidir esta conferencia. Si usted, como Francesca, se deleitan con esta fantasía común, revise objetivamente sus grandes proyectos en el último año.

¿Cuáles proyectos fueron planificados y cuáles oportunistas? Esto pinta una imagen más realista de cómo se llenará su calendario a futuro y facilitará priorizar los elementos más impactantes renegociando el resto ya sea diciendo que no, reduciendo las expectativas o solicitando ayuda.

La próxima vez será más fácil.

La experiencia es un maestro sabio, pero con nuestro ritmo de cambio, aparecen desafíos adicionales con cada nueva empresa. Francesca creyó que un nuevo proyecto iría más rápido que el anterior, pero al final, ella tenía más noches sin dormir. Finalmente aceptó que, a pesar de la experiencia y la planificación, ciertos proyectos tardaron 20% más de lo estimado.

Aprendió a crear un búfer y luego agregar aún más tiempo Publicar-búfer. Por ejemplo, si pensaba que escribir un resumen tomaría dos días, añadió medio día a su estimación. En lugar de prometer la entrega el martes, estimó el mediodía del miércoles para su finalización y se comprometió a entregar el jueves al final del día.

El almacenamiento en búfer basado en evidencias le ayudará a estimar de manera más realista las fechas de entrega, reducir el estrés y permitirse el tiempo para otras partes de su vida.

Recogeré recompensas inmediatas.

Nuestro deseo de complacer a los demás constituye un gran obstáculo para una visión realista del tiempo. La afirmación del jefe o la validación de colegas son recompensas extrínsecas por ser una persona con la que todos creen que pueden contar. La fiebre de la dopamina nos lleva a levantar la mano cuando nuevas tareas están en juego.

Considere cómo se sentirán sus colegas en la línea de meta si envía un trabajo deficiente, retrasa a los miembros del equipo, o si se esfuerza por ofrecer un trabajo oportuno y de calidad en los compromisos asumidos sin pensar y con prisa.

Calcule lo que puede hacer razonablemente basándose en agradar a otros al final de los proyectos, en lugar de incluso antes de que sean lanzados. La suma de las partes de su trabajo formarán parte de un todo y sus relaciones también permanecerán intactas.

Otros seguirán mis instrucciones.

Personas de toda la empresa (y a veces fuera de ella) buscaron la opinión experta de Francesca antes de emitir declaraciones, escribir escritos o embarcarse en iniciativas. La mayoría de estas personas cometieron errores repetidos.

Para ayudar, Francesca escribió un conjunto de prácticas recomendadas para que otros siguieran antes de enviarle su trabajo. Sin embargo, la mayoría de sus colegas ignoraron sus directrices y continuaron dejando caer un trabajo deficiente en su bandeja de entrada, esperando que proporcionara una amplia retroalimentación o incluso que reescribiera el documento (y muchas veces lo hizo).

Francesca tuvo que volver a entrenarlos. En lugar de pasar horas revisando un documento, ella simplemente lo devolvería y le pediría que siguieran las directrices 5 y 7, por ejemplo. Cuando invierta en proporcionar documentación para ayudar a otros a ser más autosuficientes, no les robe la oportunidad de autonomía saltando a los detalles.

Sin mí, este trabajo será de mala calidad.

Francesca rara vez cometía errores, y su trabajo fue ampliamente citado y muy elogiado. Sabía que la calidad sufrió cuando no dedicaba grandes cantidades de tiempo a un proyecto, convenciéndose de que sólo ella podía hacer ciertas cosas bien.

En cambio, Francesca aprendió a dedicar parte del tiempo de amortiguación a entrenar a sus colegas en lugar de hacer todo el trabajo ella misma. Les tomó más tiempo, pero los armó con habilidades para obtener mejores resultados en el futuro. Somos cómplices de mantener el mito de que somos indispensables o más inteligentes que la mayoría.

Queremos ser queridos y apreciados. Pero cuando aflojamos el control del monopolio del trabajo, creamos y fomentamos la capacidad en otros, en lugar de perpetuar la dependencia de pocos.

Cuando dependemos del pensamiento mágico para vencer la tiranía del reloj, disminuimos nuestra capacidad para hacer las cosas. Al enfrentar de manera realista nuestras fantasías, aumentamos nuestra capacidad de hacer progresos extraordinarios sin que el esfuerzo deba de ser sobrenatural.

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