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Factores clave para un esquema híbrido de trabajo exitoso

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 Las empresas buscan soluciones para regresar a cierta normalidad operativa.

Tee Time Klever / Redacción

Los esquemas híbridos y remotos en los que los empleados vuelven a la oficina algunos días a la semana durante ciertos horarios, o su empleador renta una oficina remota, cercana a la casa de los colaboradores comienzan a ser opciones muy populares, y sobre todo muy útiles para todos los involucrados. 

Ante una disrupción tan profunda como la provocada por el Covid-19 pareciera que las alternativas no son muchas: traer a la gente a la oficina, o llevar la oficina a la gente. No obstante, hoy las áreas de Recursos Humanos se encuentran diseñando planes para implementar esquemas de trabajo híbridos, enfocándose al mismo tiempo tanto en evitar disrupciones en el ritmo de trabajo de sus organizaciones, como en privilegiar el bienestar de los colaboradores.

Hemos delineado algunas recomendaciones específicas para guiar a las empresas durante esta transición, de modo que puedan definir qué espacio realmente necesitan, conforme a cada modalidad de trabajo:

Servicios de Salas de juntas:  Todo el equipo trabaja perfectamente de manera remota, pero el contacto humano sigue siendo vital.  Sinceramente, no tiene caso tener una oficina con un gasto fijo mensual. Lo ideal sería buscar el servicio de sala de juntas con un proveedor externo y reunir al equipo de forma semanal, quincenal o mensual. Sólo se paga por el tiempo de uso. 

Oficinas Virtuales: El trabajo desde casa funciona, pero es cierto que hay factores externos como los hijos, las mascotas, el ruido exterior y otros, que impiden transmitir una imagen profesional. También existe el inconveniente de que sólo se puede atender una llamada a la vez. Con una oficina virtual, otra persona contesta llamadas extras a través de una infraestructura telefónica más robusta.

Este concepto además brinda la oportunidad de utilizar el domicilio comercial del proveedor en los puntos de contacto de la empresa (tarjetas de presentación, página web, folletería, etc.) y así evitar el compartir direcciones personales.

Oficinas amuebladas con servicios incluidos: Son los espacios de trabajo privado y exclusivo para la compañía que se pueden utilizar por el tiempo necesario y para la cantidad de personas que se requiera. Una vez que se tiene claro cuántas personas necesitan o quieren- un espacio de oficina y si estas personas van a trabajar ahí las ocho horas completas o sólo unas cuantas horas al día, se determina la cantidad de lugares a ocupar, con la ventaja de que será por el plazo que la compañía lo requiera. 

Adicionalmente, si el proveedor de espacios flexibles tiene una amplia red con diferentes ubicaciones, la empresa puede elegir varios espacios al mismo tiempo oficinas satelitales. Es decir, si los empleados viven en direcciones totalmente opuestas, se les puede reservar una oficina en el sur de la ciudad y otra en el poniente, beneficiándolos al reducir tiempos de desplazamiento.

Existen muchas opciones para operar en un esquema híbrido de trabajo. Tener claro cuáles son las necesidades específicas de productividad, espacios e interacción de la organización, son los pilares para su implementación, y los cimientos de un trabajo que tome en cuenta tanto las necesidades de la empresa, como las expectativas de los colaboradores.

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