Tag

Compliance

Browsing
TeeTime Klever / Luis A. Domínguez

Cada persona o empresa tiene derechos y deberes según las normas previstas en las diferentes leyes que tenemos en nuestro país, razón suficiente para aprender sobre los beneficios del compliance para tu negocio, pues gracias a estos tu organización no caerá en ningún incumplimiento.

A simple vista, en México se puede evidenciar una crecida de negocios en los últimos años, lo cual es muy saludable para nuestra economía.

Sin embargo, es verdaderamente preocupante la cantidad de estos que se desarrollan sin conocer la importancia de la estructura y documentos que les evitarían problemas legales, civiles, laborales, fiscales, penales, administrativos, etc.

En este sentido, para cualquier negocio, empresa o compañía resultaría mandatorio contar con un sistema de gestión de cumplimiento normativo, parte de los beneficios más fuertes del compliance.

El compliance —o cumplimiento normativo— como lo hemos visto con anterioridad es la capacidad que tienen las organizaciones para establecer vías, mecanismos y procesos para garantizar que todos los miembros de la empresa cumplan con todas las normativas establecidas por la ley.

Asimismo, es una práctica que permite estudiar, investigar, identificar y ordenar los riesgos jurídicos, legales, penales, administrativos, civiles y laborales, que tiene una organización para aplicar acciones de prevención, control y reacción con el objetivo de asegurar la integridad jurídica, financiera y operativa de la misma.

Beneficios del compliance

En la búsqueda de encontrar las mejores prácticas comerciales y fiscales, las herramientas y beneficios del compliance surgen como la respuesta a este tipo de necesidad. Dentro de sus muchas ventajas destacamos las siguientes:

1. Evita condenas penales a cualquier miembro de la organización

Observar el comportamiento de respeto hacia la legalidad en los procedimientos es la mejor vía para identificar prácticas que no se adapten a los estándares y, por consiguiente, prevenir la comisión de algunos delitos que por ignorancia o de manera premeditada puedan provocar sanciones penales.

La responsabilidad que tienen las organizaciones, incluso cuando sus directivos no están implicados en los delitos o en los incumplimientos, es muy amplia y debido a esto es lógico aplicar un sistema que pueda proveer los beneficios del compliance.

2. Contribuye a la estabilidad del giro

Las acciones que toma una empresa tienen repercusiones en todo su segmento comercial.
Las normativas y leyes son las que establecen las reglas del juego, bajo las cuales todos los participantes pueden integrarse limpiamente.

El establecimiento de sistemas de gestión del cumplimiento normativo favorece a la transparencia de una organización en cuanto a sus acciones dentro de su mercado y evita las distorsiones, la competencia desleal, los actos de corrupción, entre otras acciones que pueden acabar también con la confianza de los clientes o usuarios.

3. Aumenta la buena reputación de una empresa y su autoridad

¿A quién no le gustaría hacer negocios con una empresa que es libre de corrupción, malas prácticas comerciales, fiscales, administrativas o gerenciales?

Efectivamente, esto es posible gracias a los beneficios del compliance en los negocios.

Estableciendo los mecanismos para prevenir, detectar y evitar los incumplimientos se crea la mejor tarjeta de presentación para una organización y, al mismo tiempo, se lanza un mensaje hacia el mercado de que la forma de hacer negocios es igualmente importante que el capital de tu negocio.

Este beneficio también se extiende al momento de buscar accionistas o inversores para tu empresa, ya que cualquier persona u organización que busque generar rentabilidad en su negocio necesita saber que la compañía en la cual deposita su confianza y su capital cuenta con ética y respeto ante la legalidad y transparencia de sus acciones.

En resumen, el compliance es un elemento clave para generar confianza, autoridad y respeto tanto dentro de tu organización como aquello que se proyecta hacia el exterior, lo cual sin duda atrae clientes, inversores, proveedores, socios, entre otros.

4. Permite identificar y evitar fraudes de manera interna

A veces se puede infiltrar algún personaje que puede provocar muchos males a los negocios.

Por ello, mediante el establecimiento de normas y procesos de compliance se pueden generar nuevos sistemas de control sobre lo que se hace de manera interna.

De esta forma, es posible identificar rápidamente y con exactitud, quién puede estar teniendo intenciones ocultas con la información, el capital o los procesos de tu negocio y, de este modo, alejarle de penalidades severas.

5. Contribuye a la justicia social y a la igualdad de tus empleados

Uno de los beneficios del compliance que afecta positivamente a tu cultura organizacional y más directamente, al comportamiento y desempeño de tus empleados es la posibilidad de que exista una competencia más leal entre ellos por alcanzar puestos altos.

Por medio de la aplicación del compliance garantizarás que los méritos que obtengan los han conseguido por su esfuerzo, motivación y determinación.

Así, podrás honrar este tipo de trabajo con remuneraciones e incentivos que no desmejorarán la ética ni la moral de tus colaboradores.

6. Posibilita el crecimiento ordenado

Como último beneficio de nuestra lista, está la posibilidad de crecer bajo una estructura saludable que permita el desarrollo controlado y proyectado en tu negocio.

El compliance favorece que entiendas, con toda la amplitud del término, las reglas y normas que debes cumplir para ejecutar acciones, estrategias y procesos que permitan que tu crecimiento sea más ordenado, basando tus actividades en los estándares de ética y compromiso propuestos por las instituciones de nuestro país.

Los beneficios del compliance son casi innumerables para las empresas, ya que estos sistemas de gestión son aplicables en diferentes áreas, ámbitos, departamentos e incluso hacia personas naturales y sus comportamientos.

En sintonía con nuestro tema principal, ¿sabes que existen herramientas completamente legales que no solo te permitirán cumplir con las regulaciones de nuestro país, sino que también acelerarán tus procesos?

Es importante señalar que, la responsabilidad penal de las empresas se ve reducida al momento en que cuentan con un sistema tal que permite la supervisión, vigilancia y control al interior de la misma, por lo que, al contar con un sistema de compliance, se estarían evitando las sanciones o condenas de carácter criminal, al probarse que la compañía cuenta con los mecanismos suficientes que permiten permear esa cultura al interior.

Caso Neymar

Todo este discurso tiene su aplicación en ejemplos que te resultarán familiares como es el Caso Neymar, resuelto por la Audiencia Provincial de Barcelona el 16 de marzo de 2017. Es perfecto para que comprendas el papel del compliance y la responsabilidad de las personas jurídicas por los actos de sus trabajadores, incluyendo a los directivos.

El F.C. Barcelona fue condenado por dos delitos fiscales perpetrados por uno de sus trabajadores, el jugador Neymar: la Audiencia consideró al club responsable penal de los mismos, condenándolo al pago de 5.5 millones de euros.

Para dictar el fallo se basó en la autorregulación de la empresa y su ineficacia para evitar el delito, si bien es cierto que la pena se vio rebajada al comprobarse la voluntariedad del Club a la hora de resolver el conflicto.

De lo contrario, podíamos estar hablando de sanciones que implicarían la suspensión o cierre temporal de las actividades de la empresa, entre otras de mayor severidad.

Sin embargo, estas conductas no fueron suficientes para exonerar al F.C. Barcelona, puesto que los magistrados entendieron que si su programa de cumplimineto normativo hubiera sido eficaz no se hubiera dado lugar a la comisión de los delitos.

Definitivamente, esta sentencia demuestra que tener un buen compliance es el factor que inclina la balanza hacia la exoneración de la empresa cuando se dan este tipo de situaciones.

Un programa de cumplimiento normativo eficaz y su plasmación en el manual de delitos preventivo de tu compañía es básico para salvaguardar a tu empresa de actos cometidos por terceros con base a la normativa vigente.

 

El sector empresarial hoy en día se ha visto influenciado por estrategias y planes de acción que garantizan el debido cumplimiento de los procedimientos ejecutados dentro de una entidad en el marco de la legalidad y la honestidad.

TeeTime Klever / Luis A. Domínguez

Como se había señalado en el artículo anterior, los programas de Cumplimiento Normativo que se implementan al interior de cualquier empresa, están compuestos de procesos, políticas y procedimientos, los cuales deben de verse materializados en documentos físicos o digitales para que se encuentren siempre al alcance del personal de la compañía a los que van dirigidos. 

En esta ocasión te diré cómo puedes -con la ayuda de especialistas en el tema- construir tu Programa de Cumplimiento Normativo y así evitar que tu empresa corra riesgos innecesarios.  

¿Cómo construir un Programa de Cumplimiento Normativo?

 Para la integración de un Programa de Cumplimiento Normativo debe de tomarse en consideración de manera primordial:

  • El giro de la compañía
  • El número de empleados
  • Llevar a cabo un estudio previo para identificar cuáles son los riesgos que pueden generar una contingencia dentro de la empresa y que pueda afectar económicamente su desarrollo o bien que pueda verse afectado el prestigio, por no contar con controles internos que puedan mitigar y responsabilizar adecuadamente las acciones de empleados y directivos, según corresponda.

Una vez detectados, analizados y priorizados los riesgos, deben de priorizarse las soluciones conforme a la gravedad de la o las consecuencias que tendría la materialización del riesgo, a través de una matriz de riesgos, de la que hablaremos más adelante. 

En ese orden, este conjunto de políticas y procedimientos de Cumplimiento Normativo deberá de estar integrado por varios rubros, entre los cuales deben de destacar los siguientes:

  • Reglamentos internos

Este tipo de documento, es de suma importancia y la mayoría de las empresas únicamente cuentan -si es que lo tienen- con las normas básicas que se encuentran establecidas en la Ley Federal del Trabajo (LFT), sin tomar en consideración, que éste instrumento es la base para que la empresa, pueda funcionar de manera disciplinada y organizada, pues debe contener todas aquellas disposiciones que la compañía requiera integrar, para que tanto empleados como empleadores conozcan de las sanciones y/o beneficios que tienen al pertenecer a la organización. 

Por ejemplo, además de lo contenido en la LFT, también se podrán integrar situaciones concretas como, reposición de tiempo, trabajo a distancia, flexibilidad de horario, suspensiones laborales, días sin pago y demás situaciones que la empresa requiera establecer para que en un futuro no se presenten controversias, por el desconocimiento o mala aplicación de éste documento.

  •  Manuales de organización

El manual de Organización es una herramienta de apoyo que permite asegurar el cumplimiento de los procedimientos, ya que en en este documento se describen las funciones, objetivos, características, requisitos y responsabilidades de cada puesto de trabajo que hay en una organización. 

Su principal función al interior de la compañía es que todos los colaboradores estén enterados de cuáles son las funciones de cada cual, por lo que se asegurará que todo el personal reconozca e identifique de manera puntual con qué obligaciones y funciones se relaciona cada elemento dentro de la compañía, a efecto de poder distinguir su escalafón, y sus quehaceres dentro de la empresa. 

  • Manuales de puestos

Es una herramienta administrativa que describe las actividades (tareas) y las responsabilidades de los puestos que existen en la institución, aunque parezca similar al anterior documento descrito, no lo es ya que en este caso, se especifican los perfiles que se requiere para aspirar a un puesto, es decir se describirán las habilidades, educación, preparación y demás requisitos que sean necesarios e indispensables para obtener alguna posición dentro de la empresa. 

Este tipo de manual podría considerar también algunos beneficios a efecto de que se puedan considerar beneficios adicionales a promociones de personas que ya se encuentran dentro de la compañía. 

  • Canales de denuncia interna

Un canal de denuncia interno debe ser siempre anónimo en la empresa, esto porque sirve para reportar temas que violen el código de conducta y ética, o incluso delitos dentro de la organización.

Por ello la empresa deberá de contar con un comité integrado por empleados y directivos de confianza que puedan investigar o tomar decisiones específicas sobre el tema en particular denunciado; el canal debe ser accesible a los empleados y también a proveedores o terceros. 

Además, debe ser confiable, independiente, y protección de datos, el canal puede ser una línea telefónica, o un sistema o incluso ambos. O bien, en su caso, existen compañías que proveen el servicio de línea de denuncia, realizan las investigaciones e informan en su caso, si existe la comisión de alguna conducta ilícita o contraria a los principios de la empresa.  

¿En qué áreas es aplicable?

El cumplimiento normativo además se puede aplicar en todas las áreas de la empresa y existen diversos protocolos que son de suma importancia y con los cuales se asegura el control de las contingencias en un porcentaje elevado, los protocolos que se señalan, pueden regular temas como el uso de dispositivos electrónicos, contratación de personal, de relaciones comerciales, entre otros y que serán objeto de artículos posteriores.

Aun así, los expertos sugieren que, si una empresa decide poner en marcha un sistema de cumplimiento normativo, lo haga de forma integral. Esto significa que debe abarcar tanto los rubros independientemente de la detección de las áreas de riesgo que pueda llegar a tener una organización, en un momento determinado.

Finalmente es importante señalar que estos documentos deben de ser conocidos de manera integral por los empleados, debido a que es esencial para poder laborar dentro de una organización el seguir los preceptos establecidos. 

Y es recomendable que sean firmadas por cada empleado, para poder evitar posibles diferencias dentro del establecimiento y en su caso poder hacerlos valer en caso de que se presente algún conflicto legal lo bien algún empleado despliegue alguna conducta que pueda ser constitutiva de delito o que amerite una sanción y que se encuentre regulada dentro de los documento a los que nos hemos referido en este artículo, ya que no podría existir excusa por parte del colaborador del desconocimiento de esos protocolos y de las sanciones que en ellos se establecen.

¿Te interesa una asesoría?

 

Invertir en un Programa de Compliance debe ser parte de la planificación estratégica de cada empresa ya que la blinda de riesgos legales y operativos.

TeeTime Klever / Luis A. Domínguez.

El Compliance o Programa de Cumplimiento Normativo, es un conjunto de procedimientos y buenas prácticas adoptados por las organizaciones al interior de la empresa para identificar y clasificar los riesgos operativos y legales a los que se enfrenta la organización a través de la implementación de mecanismos internos y externos de prevención, gestión, control.

Busca minimizar los riesgos en los que la compañía pudiera incurrir, por el incumplimiento de la normatividad aplicable al giro de la empresa, o bien al comportamiento de los empleados, directivos o accionistas.

 Empresas 100% funcionales

El Programa de Cumplimiento Normativo, debe evolucionar conforme la legislación mundial y nacional lo vayan haciendo. Es importante mencionar que este tipo de programas han dejado de ser una opción para las empresas, convirtiéndose en un requisito indispensable para su correcto funcionamiento. 

Tan es así que, diversas instituciones del Sistema Financiero Mexicano, dentro de los requisitos para otorgar financiamientos a las empresas, están solicitando, precisamente un Programa de Cumplimiento Normativo que contenga los procesos y procedimientos desplegables al interior de la compañía, para conocer las acciones reactivas de la compañía en caso de una contingencia.

Infografía: El Contribuyente, 2020

Esto es así, porque se busca que la empresas cuenten con mecanismos internos, suficientes, activos y fortalecidos que aseguren tanto el cumplimiento de obligaciones, como la asignación de responsabilidad en caso de presentarse alguna conducta delictiva. 

De la misma manera, la implementación de un Programa de Cumplimiento Normativo, asegura que la empresa mantenga su estabilidad y continuidad.

La necesidad de ponerlo en marcha tiene el propósito de obtener un blindaje legal que evite pérdidas económicas, materiales y personales que tengan consecuencias catastróficas como la interrupción de toda su actividad económica.

La pregunta obligada es: ¿Por qué lo necesitamos?

Debemos entender que el entorno legislativo en el que las empresas desarrollan sus actividades, cada vez es más abundante y complejo. El nivel de agresividad y beligerancia de las autoridades y organismos regulatorios es cada vez mayor y el impacto de la regulación es cada vez más intenso que nunca. 

No es desconocido para nadie, que muchas empresas han tenido contingencias por malas prácticas al interior de las mismas que han derivado en acusaciones para la propia organización  y que, a falta de un Programa de Cumplimiento Normativo, las sanciones han sido impuestas a la empresa y no a las personas  que cometieron las conductas delictivas.

Ética legal y empresarial 

Es importante incrementar la sensibilidad social respecto de la ética de los negocios, un mayor número de organizaciones públicas y privadas internalizan estándares éticos y legales como protocolos de buen gobierno de obligado cumplimiento.

Los riesgos a prevenir son aquellos que conllevan consecuencias como el daño reputacional, la imposición de importantes multas y sanciones, las pérdidas de negocio por contratos no ejecutables o la exclusión de licitaciones o subvenciones públicas, entre otras.