El sector empresarial hoy en día se ha visto influenciado por estrategias y planes de acción que garantizan el debido cumplimiento de los procedimientos ejecutados dentro de una entidad en el marco de la legalidad y la honestidad.

TeeTime Klever / Luis A. Domínguez

Como se había señalado en el artículo anterior, los programas de Cumplimiento Normativo que se implementan al interior de cualquier empresa, están compuestos de procesos, políticas y procedimientos, los cuales deben de verse materializados en documentos físicos o digitales para que se encuentren siempre al alcance del personal de la compañía a los que van dirigidos.

En esta ocasión te diré cómo puedes -con la ayuda de especialistas en el tema- construir tu Programa de Cumplimiento Normativo y así evitar que tu empresa corra riesgos innecesarios.

¿Cómo construir un Programa de Cumplimiento Normativo?

Para la integración de un Programa de Cumplimiento Normativo debe de tomarse en consideración de manera primordial:

El giro de la compañía
El número de empleados
Llevar a cabo un estudio previo para identificar cuáles son los riesgos que pueden generar una contingencia dentro de la empresa y que pueda afectar económicamente su desarrollo o bien que pueda verse afectado el prestigio, por no contar con controles internos que puedan mitigar y responsabilizar adecuadamente las acciones de empleados y directivos, según corresponda.

Una vez detectados, analizados y priorizados los riesgos, deben de priorizarse las soluciones conforme a la gravedad de la o las consecuencias que tendría la materialización del riesgo, a través de una matriz de riesgos, de la que hablaremos más adelante.

En ese orden, este conjunto de políticas y procedimientos de Cumplimiento Normativo deberá de estar integrado por varios rubros, entre los cuales deben de destacar los siguientes:

Reglamentos internos

Este tipo de documento, es de suma importancia y la mayoría de las empresas únicamente cuentan -si es que lo tienen- con las normas básicas que se encuentran establecidas en la Ley Federal del Trabajo (LFT), sin tomar en consideración, que éste instrumento es la base para que la empresa, pueda funcionar de manera disciplinada y organizada, pues debe contener todas aquellas disposiciones que la compañía requiera integrar, para que tanto empleados como empleadores conozcan de las sanciones y/o beneficios que tienen al pertenecer a la organización.

Por ejemplo, además de lo contenido en la LFT, también se podrán integrar situaciones concretas como, reposición de tiempo, trabajo a distancia, flexibilidad de horario, suspensiones laborales, días sin pago y demás situaciones que la empresa requiera establecer para que en un futuro no se presenten controversias, por el desconocimiento o mala aplicación de éste documento.

Manuales de organización

El manual de Organización es una herramienta de apoyo que permite asegurar el cumplimiento de los procedimientos, ya que en en este documento se describen las funciones, objetivos, características, requisitos y responsabilidades de cada puesto de trabajo que hay en una organización.

Su principal función al interior de la compañía es que todos los colaboradores estén enterados de cuáles son las funciones de cada cual, por lo que se asegurará que todo el personal reconozca e identifique de manera puntual con qué obligaciones y funciones se relaciona cada elemento dentro de la compañía, a efecto de poder distinguir su escalafón, y sus quehaceres dentro de la empresa.

Manuales de puestos

Es una herramienta administrativa que describe las actividades (tareas) y las responsabilidades de los puestos que existen en la institución, aunque parezca similar al anterior documento descrito, no lo es ya que en este caso, se especifican los perfiles que se requiere para aspirar a un puesto, es decir se describirán las habilidades, educación, preparación y demás requisitos que sean necesarios e indispensables para obtener alguna posición dentro de la empresa.

Este tipo de manual podría considerar también algunos beneficios a efecto de que se puedan considerar beneficios adicionales a promociones de personas que ya se encuentran dentro de la compañía.

Canales de denuncia interna

Un canal de denuncia interno debe ser siempre anónimo en la empresa, esto porque sirve para reportar temas que violen el código de conducta y ética, o incluso delitos dentro de la organización.

Por ello la empresa deberá de contar con un comité integrado por empleados y directivos de confianza que puedan investigar o tomar decisiones específicas sobre el tema en particular denunciado; el canal debe ser accesible a los empleados y también a proveedores o terceros.

Además, debe ser confiable, independiente, y protección de datos, el canal puede ser una línea telefónica, o un sistema o incluso ambos. O bien, en su caso, existen compañías que proveen el servicio de línea de denuncia, realizan las investigaciones e informan en su caso, si existe la comisión de alguna conducta ilícita o contraria a los principios de la empresa.

¿En qué áreas es aplicable?

El cumplimiento normativo además se puede aplicar en todas las áreas de la empresa y existen diversos protocolos que son de suma importancia y con los cuales se asegura el control de las contingencias en un porcentaje elevado, los protocolos que se señalan, pueden regular temas como el uso de dispositivos electrónicos, contratación de personal, de relaciones comerciales, entre otros y que serán objeto de artículos posteriores.

Aun así, los expertos sugieren que, si una empresa decide poner en marcha un sistema de cumplimiento normativo, lo haga de forma integral. Esto significa que debe abarcar tanto los rubros independientemente de la detección de las áreas de riesgo que pueda llegar a tener una organización, en un momento determinado.

Finalmente es importante señalar que estos documentos deben de ser conocidos de manera integral por los empleados, debido a que es esencial para poder laborar dentro de una organización el seguir los preceptos establecidos.

Y es recomendable que sean firmadas por cada empleado, para poder evitar posibles diferencias dentro del establecimiento y en su caso poder hacerlos valer en caso de que se presente algún conflicto legal lo bien algún empleado despliegue alguna conducta que pueda ser constitutiva de delito o que amerite una sanción y que se encuentre regulada dentro de los documento a los que nos hemos referido en este artículo, ya que no podría existir excusa por parte del colaborador del desconocimiento de esos protocolos y de las sanciones que en ellos se establecen.